Rustig achter de receptie? Met deze 13 tips verveel jij je niet!
Is het rustig achter de receptie? Wij gaan je helpen om ook dan lekker aan het werk te zijn.
Als receptioniste houd je altijd nauwlettend de omgeving in de gaten. Als iemand hulp nodig heeft sta je direct paraat en je bent natuurlijk altijd in de buurt van de centrale.
Maar wat kun je doen als het even rustig is en je bij bent met al je standaardklussen?
We hebben 13 tips voor je op een rijtje gezet!
Tip 1: Receptiehandboek updaten
Het receptie handboek is hét naslagwerk voor je dagelijkse werkzaamheden en pak je er als eerste bij als je ergens even niet uitkomt. Hierin staan alle processen zodat alles om en rond de receptie op en top loopt. Niet alleen als jij er zit, maar altijd!
Dus stel dat iemand moeten invallen achter de receptie dan is het natuurlijk belangrijk dat het handboek op orde is! Werk dus regelmatig het handboek bij, check of het duidelijk is voor iemand die niet standaard achter de receptie werkt en neem door of alles compleet is.
Werk het receptiehandboek bij!
Tip 2: Kleine schoonmaakklussen bij de receptie
Een bezoeker baseert zijn eerste indruk van een bedrijf vaak op de ontvangt. Jouw receptiebalie is daar natuurlijk een belangrijk onderdeel van! Zorg daarom dat deze er altijd netjes, schoon en opgeruimd uitziet. Denk hierbij aan leunplekken, stof of vette plekken op de balie. Zo werk jij mee aan een top ontvangstbeleving!
Houd naast de balie ook jouw computer en toetsenbord goed schoon. Dat oogt niet alleen fris, het is ook hygiënisch. Misschien staan er nog vieze glazen of ligt er veel post in het zicht op je bureau, waardoor het rommelig oogt. Check ook even de vergaderruimten. Staan de tafels en stoelen recht, is alle troep weggehaald en het belangrijkste, is alles schoon!
En nu je toch bezig bent: check gelijk even of alle lampen het doen en of schoonmaak alles netjes heeft achtergelaten (niets zo armoedig als vlekken in vloerbedekking). Valt je iets op? Maak hier melding van en zorg dat het verholpen wordt.
Ook de lades en kasten die wel uit het zicht zijn, maar wel veel gebruikt worden zijn belangrijk om schoon te houden. Rust in je workspace, geeft rust in het hoofd!
Tip 3: Check de bezoekersruimten
Ook een super handige tip: waan je een bezoeker. Loop naar binnen alsof je een bezoeker bent en kijk met andere ogen naar de ontvangstruimte. Wat zie je werkelijk vanuit dit perspectief? Hoe ervaar je de ontvangst, de ruimte als je naar binnen loopt en bij de receptie gaat zitten. Zie je storende zaken? Of kan het wachten nog aangenamer gemaakt worden? Zijn de bedrijfsbrochures, kranten of tijdschriften die er liggen een beetje bij de tijd en zien ze er nog netjes uit? Hoe staan de planten erbij?
En wat kunnen de bezoekers zien vanuit die ruimte? Misschien moet die ene collega die net zichtbaar is, zijn bureau wat beter opruimen?
Het kan ook fijn zijn om af en toe de opstelling te veranderen. Dit is niet alleen leuk voor bezoekers die vaker komen, maar het houdt ook het eigen personeel scherp!
Tip 4: herstructureel je computer
Op een rustig moment kun jij je persoonlijke computer opschonen! Dat ruimt echt letterlijk op! Ook in je hoofd. Want als receptioniste moet je vaak van alle markten thuis zijn en veel verschillende dingen weten. Antwoord kunnen geven aan uiteenlopende vragen. Dit is ook vaak te zien aan de triljoen mappen op jouw computer. Hoe fijn als je deze mappen snel kunt vinden?
Wat vind je van de huidige mappenstructuur? Kan dat logischer? Check ook je mail: archiveer alles wat je niet meer in je inbox nodig hebt. Heerlijk! De meeste mailsystemen hebben tegenwoordig een heel goede zoekfunctionaliteit dat mapjes aanmaken in je archief niet eens altijd nodig is. Maar als jou dat nog beter overzicht geeft, zeggen wij: doen! Heel fijn een leeg werkgeheugen in je hoofd!
Ook zo’n onoverzichtelijke map: je downloads! Pak die map eens aan. Gooi alles weg wat je niet meer nodig hebt, en sleep de belangrijke documenten naar de map waar ze horen. Schoon verder alle cookies en geschiedenis van je browser op of controleer of je virusscanner nog up-to-date is.
Bedenk wel dat als je jouw cookies verwijdert, je opnieuw al jouw wachtwoorden in moet voeren als je ergens in moet loggen.
Tip 5: Update het smoelenboek
Het ‘smoelenboek’ is niet alleen leuk om in te kijken, het is ook super handig! Hierin staan alle gezichten en gegevens van medewerkers. Staan ze er wel allemaal in en kloppen hun titels en werkzaamheden nog? Zijn er nieuwe collega’s bij gekomen die jij zelf nog niet gezien hebt? Check het smoelenboek en leer iedereen bij naam kennen! Zo kun je ze nog persoonlijker welkom heten.
Je kunt ook direct even checken of je nog helder hebt wie wat doet binnen het bedrijf. Kun je meteen weer gerichter doorverbinden!
Tip 6: Check de verjaardagslijst
Jij als receptionist weet vaak nog beter wie er jarig is dan de directe collega’s. Dat is natuurlijk te danken aan de lijst met verjaardagen.
Het is een goede lijst om up-to-date te hebben met alle oude en nieuwe werknemers, want hoe leuk is het als er op je verjaardag aan je gedacht wordt?
Super leuk natuurlijk als je op kantoor komt en er is iets gezelligs geregeld voor je verjaardag. Als receptioniste kun je de feestvreugde natuurlijk verhogen door alvast een kaart of bloemetje te bestellen voor de jarige of een potje voor het kado in te zamelen bij de collega’s. Ook leuk: alles in huis halen om de stoel versieren!
Dit lukt natuurlijk alleen als je de verjaardagen in de agenda staat! Ben je er zelf niet?, dan kan je collega zorgen dat de jarige jet of job in het zonnetje wordt gezet die dag!
Dankzij jou kan elke collega zich extra jarig voelen op zijn of haar verjaardag!
Tip 7: Kopje koffie met nieuwe collega
Als receptioniste ben je de gatekeeper van het hele kantoor. Iedere medewerker komt langs jou en in principe werk je natuurlijk met iedereen samen. Je kent alle collega’s en bent vaak van (bijna) alles op de hoogte.
Maak, als het rustig is, eens tijd om met nieuwe collega’s een kop koffie te drinken óf juist met een collega waarvan je eigenlijk niet precies weet wat hij/zij doet. Je leert dan weer meer over de organisatie en de mensen die er werken!
Tip 8: Maak de voorraadkast schoon (klinkt nu saai, is straks heerlijk)
Yes, de voorraadkast kan ook altijd wel een keer poetsbeurt gebruiken. Check of alles nog voldoende op voorraad is en werk je (eventuele) bestellijst gelijk bij. Als je goed weet wat je op voorraad hebt, voorkom je onnodige bestellingen en heb je altijd alles bij de hand!
Heb je ook houdbare producten op voorraad, loop dan direct even alle houdbaarheidsdata langs. Niets zo vervelend als cola zonder prik op de borrel!
Tip 9: Werk aan je persoonlijke doelen
Doelen stellen werkt super goed voor het focussen van je aandacht. Dit kun je natuurlijk ook doen voor je baan! Waar wil je in groeien het komend jaar, wat zijn je verbeterpunten? En waar wil je zijn over 5 jaar, wat is daarvoor nodig? Het houdt je scherp en zorgt ervoor dat je niet op de automatische piloot te werk gaat.
Het is handig om hierbij een overzichtelijk actieplan te maken. Dit kun je samen met je leidinggevende opstellen of zelf maken, bijvoorbeeld in aanloop naar een beoordelingsgesprek. Dit helpt je om gericht beslissingen te kunnen maken in je carrière. Toch die ene cursus doen dan?
Werk aan je persoonlijke doelen.
Tip 10: Help collega’s!
Er zijn altijd wel collega’s die een extra handje kunnen gebruiken! Door drukte komen ze misschien niet toe aan kleine klussen met als gevolg dat die daardoor blijven liggen. Vraag rond wie er hulp kan gebruiken, dat wordt altijd gewaardeerd.
Check wel even bij jezelf en je manager of dit niet in de knel komt met je eigen werkzaamheden. Geef ook duidelijk aan dat jouw eigen taken voor gaan, mocht het ineens weer druk worden bij de receptie. De balie is immers jouw domein, waarbij de eerste focus natuurlijk ligt op een optimale klantbeleving.
Tip 11: Offertes aanvragen bij andere leveranciers
Voor je het weet, is het jaar weer om en loopt het contract af met een bepaalde leverancier. Het kan heel gemakkelijk zijn om het contract te verlengen, maar wie weet zijn er nieuwe aanbieders op de markt die nog beter aansluiten op de vraag van het bedrijf. Ga op onderzoek uit en vraag offertes aan bij vergelijkbare aanbieders.
Of ben je wel happy met een leverancier, maar wil je kijken naar uitbreiding van de diensten? Eens in de zoveel tijd even de leveranciers onder de loep nemen, is altijd een goed idee!
Tip 12: Herordeben repro’s
De reproductieruimte is voor het inbinden, kopiëren, printen en couverteren van documenten en post.
Als de repro duidelijk en intuïtief is ingeruimd, bespaart dat stiekem best wat tijd op een werkdag! Jij kunt bijdragen aan de efficiëntie van je collega’s door te zorgen dat ze alles makkelijk kunnen vinden.
Tip 12: Check intranet
Op het intranet staan alle nieuwtjes! Lees het, want zo blijf je op de hoogte. Komen er leuke momenten of feestjes aan? Is er uitbreiding gaande of nieuwe projecten? Heeft een collega iets mooi bereikt? Hoe leuk dat je diegene daar dan mee kunt feliciteren!
Intranet is een super leuke manier om betrokken te blijven bij jouw bedrijf!
Al met al, genoeg om je mee bezig te houden. The job of a receptionist is never done! Veel plezier ermee!
En? Heb je wat aan de tips in dit blog?
Misschien heb jij zelf wel een goede tip die hier nog niet bij staat! Laat het ons weten via Facebook of Instagram! Dan lezen ook jouw collega Receptionisten het.
