Sollicitatietips voor Receptionisten

Je ziet een functie voor Receptionisten en denkt: dat ben ik, die baan moet ik hebben! Nu nog even inkoppen en zorgen dat jij ook gekozen wordt voor deze functie. Wat kun je doen om goed voor de dag te komen en die baan te scoren? Wij zetten de beste tips voor je op een rij.

De eerste indruk: je cv en sollicitatiebrief

Bij een sollicitatie ontkom je er niet aan om een cv en sollicitatiebrief te schrijven. Hier moet je natuurlijk even goed voor gaan zitten want met deze twee documenten krijgt de ontvanger een eerste indruk van wie jij bent. En hoe beter deze eerste indruk, hoe groter de kans dat jij uitgenodigd wordt voor het sollicitatiegesprek.

Tip 1 voor de sollicitatiebrief: kijk niet teveel naar andere voorbeelden

Okay, je moet dus een sollicitatiebrief schrijven, hoe pak je dat aan? Gezien de populariteit van de zoekterm ‘Sollicitatiebrief voorbeeld’ in Google, gaan de meeste mensen blijkbaar op zoek naar voorbeelden en maken op basis daarvan hun eigen brief. Onze tip: doe dat niet!

Een sollicitatiebrief op basis van een ‘goed voorbeeld op internet’ lijkt vooral heel veel op andere goede voorbeelden. Technisch is die brief waarschijnlijk prima in orde, maar je onderscheidt jezelf er niet mee en dus laat je hiermee de kans liggen om te laten zien wie jij bent. En dat zou toch zonde zijn!

Dus stel zelf een brief op waarin je in jouw woorden vertelt wie je bent en wat je kunt. Laat alle saaie standaarden en protocollen los en maak er je eigen verhaal en document van. Komt veel beter over! Zolang je zinsopbouw goed is en het verhaal een goede flow heeft, kan er niet veel mis gaan.

Laat in je sollicitatiebrief zien wie jij bent! Anderen zijn er al genoeg.

Tip 2 voor jouw brief: wees to the point

Als je een brief schrijft, maak het dan niet te lang maar houd je tot de kern. Zorg dat wat je erin zet, relevant is voor de functie en laat in dat kader zien wie jij bent.

Tip 3: check check spellingscheck

Logische tip, maar we noemen hem toch nog even, want in de praktijk zien we het nog best vaak misgaan: zorg dat je cv en sollicitatiebrief foutloos zijn. Dat betekent dat deze er verzorgd uitzien en geen spellingsfouten bevatten. Helemaal als de functie naast Receptiewerk ook administratieve taken omvat, is het belangrijk dat de opmaak goed is en je spelling in orde. Twijfel je? Laat iemand die goed is in spelling je cv en brief lezen. Een andere blik geeft altijd nieuwe inzichten.

Tip 4: zorg voor een volledig cv

Zorg dat je geen ‘gaten’ in je cv hebt. Ook als je een tijdje geen werk hebt gehad, is het slim om deze ‘gaten’ te benoemen. Geef aan wat je wel hebt gedaan in die tijd, zodat het helder is waarom je in die periode geen (betaalde) baan hebt gehad. In die periode heb je misschien ook veel geleerd wat je kunt inzetten tijdens je werk.

Tip 5: stuur altijd een (pas)foto mee!

Een beeld zegt natuurlijk meer dan 1000 woorden. Stuur dus altijd een foto mee. Zo krijgen jouw brief en cv letterlijk een gezicht en blijf je beter in de gedachten van de mensen. Een pasfoto is natuurlijk het meest veilig, maar soms ook een beetje saai (wie staat er nou echt leuk op een pasfoto, je mag tegenwoordig niet eens meer lachen…). Zoek een foto uit die iets over jou zegt en waar je persoonlijkheid goed tot zijn recht komt. En oh ja, gebruik niet die feestende vakantiefoto’s, want dat gaat weer net iets te ver natuurlijk ;-).

Op gesprek!

Yes! Je mag op gesprek! Dat alleen al is natuurlijk fantastisch want dat betekent dat je in de ‘eerste ronde’ al een aantal mensen achter je hebt gelaten. Ook tijdens de ‘gespreksrondes’ zijn er vaak meer kapers op de kust, dus geven we je hierbij antwoorden op de meest gestelde vragen van mensen die op sollicitatiegesprek mogen!

Vraag 1: Help! Ik mag op gesprek maar wat trek ik aan?

Als Receptioniste ben je natuurlijk het visitekaartje voor de organisatie. Zorg er daarom voor dat je er tijdens je sollicitatiegesprek verzorgd uitziet. Dit betekent niet dat je gelijk strak in het (mantel)pak hoeft te verschijnen. Tijdens een sollicitatiegesprek is het vooral belangrijk dat de mensen met wie je in gesprek gaat, zien wie jij bent. Als een net pak niets voor jou is, dan moet je dat dus vooral niet aantrekken. Als jij je er fantastisch in voelt: doen. Welke outfit het ook wordt: zorg dat het verzorgd is, geen spijkerbroeken met gaten, geen dagelijkse kloffies, maar een leuke outfit, waar jij je lekker in voelt en die vertelt wie je bent.

Natuurlijk wil je er verzorgd uitzien tijdens het gesprek! Zorg er wel voor dat je kleding aantrekt die bij jou past. Zo zit jij goed in je vel zit en ziet de ander beter wie jij echt bent!

Vraag 2: hoe bereid ik me het beste voor op het gesprek?

Mensen die sollicitaties afnemen, vinden het belangrijk dat de persoon die zij aannemen past bij het bedrijf. Dit vragen ze vaak ook aan kandidaten: waarom denk je dat jij geschikt bent voor deze functie? Hoe meer jij weet over het bedrijf en de functie, hoe beter je deze vraag kunt beantwoorden. Zorg dus dat je meer informatie over beide verzamelt:

Tips ter voorbereiding van het gesprek:

Tip 1: check de website goed.

Lees wat het bedrijf doet, wat voor soort klanten ze heeft. Kijk naar ‘over ons’ waar je vaak meer leest over de visie en de missie en de waarden die het bedrijf en de mensen die er werken belangrijk vinden. Soms heeft een bedrijf ook een ‘werken bij’ website of pagina. Hier lees je meer over personeelszaken en doorgroeimogelijkheden. Handig om van te voren te weten.

Tip 2: Google ook even op de kernactiviteit van het bedrijf.

Vaak kom je dan meer te weten over wat er allemaal speelt in de branche. Deze kennis kan van pas komen tijdens het gesprek want vaak vertellen mensen ook iets over het bedrijf tijdens het gesprek. Als je dan een beetje mee kunt praten komt dat goed en geïnteresseerd over.

Tip 3: check het bedrijf op social media.

Vaak vertelt de manier waarop de teksten in Facebook en Instagramberichten geschreven zijn (de ‘tone of voice’) veel over hoe formeel of informeel het bedrijf is. Het geeft jou een idee of het bedrijf bij jou past en je weet al iets meer welke sfeer je kunt verwachten.

Tip 4: gebruik je netwerk!

Misschien ken je via via wel iemand die voor de organisatie werkt. Dit kun je checken op LinkedIn of Facebook. Via jouw contacten kun je dan eventueel in contact komen met die persoon voor tips en info over het bedrijf, de functie en jouw contactpersoon.

Check ook de persoonlijke profielen van je gesprekspartner. Zo ontdek je of er raakvlakken zijn waar je tijdens je gesprek op in kunt haken. Houd er rekening mee dat iemand op Linkedin doorgaans kan zien dat jij het profiel bekeken hebt (wat op zich geen ramp is natuurlijk, het laat juist zien dat jij je goed voorbereid op het gesprek).

Benieuwd wat je verdient als Receptioniste? Check het hier! 

Vraag 3: moet ik de vacature nabellen met extra vragen?

Okay, sommige mensen denken dat het nabellen van een vacature altijd goed is, omdat je daarmee interesse toont en je al even ‘in the picture’ bent. Dit is niet per definitie het geval. Bel alleen met vragen die relevant zijn en waarvan je het antwoord niet zelf kunt vinden. Dus geen vragen over zaken die al in de vacature staan of die je op de website kunt vinden. Een vraag waar je wel over kunt bellen is bijvoorbeeld: hoe ziet het team eruit? Of je kunt vragen stellen over de bedrijfscultuur.

Vraag 4: waar moet ik op letten tijdens het sollicitatiegesprek zelf?

Okay, de dag is aangebroken: je gaat op gesprek! Hoe ga je te werk?

Tip 1: wees iets te vroeg

Helemaal als je voor de functie van Receptioniste gaat, is het slim om wat eerder dan de afgesproken tijd aanwezig te zijn. Overdrijf niet, dus max 10 minuten te vroeg is prima.

Voordelen van te vroeg zijn:
1) Je kunt de sfeer van het bedrijf proeven. Hoe worden gasten ontvangen, hoe gaan collega’s met elkaar om. Kun jij je hier thuis gaan voelen?
2) Je kunt de ontvangst en huidige gang van zaken bij de Receptie in je opnemen. Misschien zie je iets opvallends dat je kunt benoemen of waar je een compliment over kunt geven tijdens het gesprek, of valt je iets op waar je straks een vraag over kunt stellen.

Tip 2: overdrijf je positieve eigenschappen niet

Soms willen mensen zich goed ‘verkopen’ tijdens een sollicitatiegesprek met als gevolg dat ze een uur lang uitweiden over waar ze goed in zijn. Trap niet in die valkuil. Wees to the point en reëel in wat je kunt. Geef voorbeelden waaruit ook blijkt dat je het gevraagde beheerst of aankan maar geef ook gewoon aan wat je ontwikkelpunten zijn.

Tip 3: wees reëel in waar je niet goed in bent

Zorg ervoor dat je ontwikkelpunten of datgene waar je minder goed in bent ook echt ‘slechtere’ eigenschappen zijn. Wat vaak gebeurt is dat mensen bij de vraag naar hun slechte eigenschappen nog steeds iets noemen wat ze eigenlijk positief bedoelen. Bijvoorbeeld: “Ik ben best perfectionistisch.” Dat kan inderdaad irritant zijn, maar stiekem zeggen ze daarmee dat ze oog voor detail hebben (en dat is precies waarom ze het zeggen). Daar prikken mensen natuurlijk snel doorheen. Bedenk je dat eerlijk en open zijn over je ontwikkelpunten juist aantoont dat je zelfinzicht hebt. Als je aangeeft dat je je hierin juist graag wilt ontwikkelen, laat je ook zien dat je ambities hebt. En dat is alleen maar positief!

Tip 4: kijk of jij deze baan wilt

Solliciteren is best spannend. Vooral omdat mensen die solliciteren vaak het gevoel hebben dat de ander beslist wat de uitkomst wordt. Maar zo is het natuurlijk niet.

Zie het sollicitatiegesprek vooral als een manier om elkaar beter te leren kennen. Hierdoor kunnen jullie beiden bepalen of jullie bij elkaar passen. En kun jij ontdekken of je daar elke dag met plezier aan de slag kunt gaan. De kans dat je die baan aankan, is immers grotendeels al bevestigd door je cv en brief, anders was je niet uitgenodigd voor het gesprek.

Kortom: relax, wees eerlijk en jezelf. Vooral dat laatste! Want mensen nemen je bijna altijd aan om wie je bent en niet om wat je kunt. Dat laatste komt namelijk vaak wel goed. Mocht je iets nog niet kunnen wat nodig is voor die baan, dan leren ze je dat vaak wel bij als je er eenmaal zit. “Hire for attitude, train for skills” noemen ze dat.

Meer tips voor Receptionisten vind je hier.

Tip 3: houd de regie in het gesprek

De meeste mensen houden van aandacht, van vertellen wat ze weten en praten doorgaans graag over zichzelf en hun werk. Maak daar gebruik van en stel vooral ook zelf veel open vragen! Zo houd je beter de regie op het gesprek.

Zodra jij een open vraag stelt en de ander antwoord geeft, kun je het gesprek op twee manier op gang houden:

• Doorvragen: daarmee laat je zien dat je geïnteresseerd bent en oplet (moet je wel de goede vragen stellen natuurlijk ;-)).
• Je kunt ook inhaken op iets wat de ander vertelt en op die manier meer over jezelf vertellen. Zo geef je de ander de kans om jou te leren kennen, zonder dat je afhankelijk bent van zijn vragenlijstje.

Een extra voordeel van een gesprek waarbij de ander veel praat is dat jij beter kunt beoordelen of het bedrijf bij jou past. En wist je dat mensen een gesprek vaak een ‘goed gesprek’ vinden als ze zelf lekker veel aan het woord zijn geweest.

Bedenk van te voren wat je wilt vragen en weten. Zo houd je regie op het gesprek en kun je beter bepalen of de baan en het bedrijf bij je passen.

Vraag 5: Hoe houd ik mijn zenuwen in bedwang?

Zenuwen zijn natuurlijk vreselijk. Wij gaan er in elk geval altijd hartstikke gek van doen. Ben je voor het gesprek erg zenuwachtig? Daar kijkt echt niemand gek van op. Dus vertel het gewoon bij aanvang van het gesprek want alleen het uiten lucht jou al op. En ga je toch een beetje gek doen, dan weten ze hoe het komt ;-).

Laatste tip: maak ook een goede laatste indruk

Is het gesprek ten einde? Vraag dan altijd even naar de verdere procedure. Zo weet je waar je aan toe bent. Je kunt ook altijd vragen of het een idee is om kennis te maken met het team. Op die manier leer jij ook je eventueel nieuwe collega’s wat beter kennen en kun jij ook beter bepalen of dit jouw baan wordt. En, bedank de mensen altijd voor het gesprek!

Zin om te solliciteren voor de baan van Receptioniste?

En? Heb je wat aan de tips in dit blog?

Misschien heb jij zelf wel een goede tip die hier nog niet bij staat! Laat het ons weten via Facebook of Instagram! Dan lezen ook jouw collega’s Receptionisten het.

Oh ja…we weten dat we hier vooral ‘Receptioniste’ schrijven en ‘zij’. Al deze tips en info gelden natuurlijk ook voor mannelijke Receptionisten. Maar omdat het nou eenmaal makkelijker leest, houden wij het even op Receptioniste en zij.